Fakturabedrägerier mot kommuner och myndigheter: Därför behövs kontinuerlig kontroll av motparter
Updated: 2 hours ago
Kommuner och statliga verksamheter hanterar stora mängder leverantörer, fakturor och betalningar. Det gör också den offentliga sektorn till ett attraktivt mål för fakturabedrägerier och felaktiga utbetalningar.
En falsk faktura behöver inte nödvändigtvis se falsk ut. Bedragare kan utge sig för att vara en befintlig leverantör, använda korrekt företagsinformation eller begära att bankuppgifter ändras inför en kommande betalning.
Det stora problemet är att traditionella kontroller inte alltid räcker.
Stora mängder data kräver bättre kontroll
Jens Nylanders kartläggning av offentliga inköp visar omfattningen av den data som kommuner och andra offentliga verksamheter hanterar. Med miljontals fakturor och hundratusentals leverantörer blir det svårt att manuellt säkerställa att all information är korrekt och uppdaterad. Se Jens Nylanders kartläggning av offentliga fakturor
En leverantör som kontrollerades när den registrerades kan senare förändras. Företaget kan byta ägare, hamna i ekonomiska svårigheter, ändra uppgifter eller få nya bankkonton. Därför räcker det inte alltid att kontrollera en motpart en gång.
Fakturabedrägerier blir allt mer sofistikerade
Svensk Handel har länge uppmärksammat problemet med bluffakturor och bedrägerier riktade mot organisationer. En faktura kan se legitim ut och ändå vara en del av ett bedrägeri. Även en korrekt attestprocess kan misslyckas om den bygger på manipulerad information.
Det är därför viktigt att skilja på attestering och faktisk verifiering.
Kontinuerlig kontroll av motparter
Det räcker inte att bara kontrollera en leverantör när den registreras i systemet. En motpart som var korrekt och stabil vid onboarding kan förändras över tid. Företaget kan få en ny ägare, hamna i ekonomiska svårigheter, försättas i konkurs eller få förändrade uppgifter och bankinformation. Nya sanktioner eller andra riskindikatorer kan också uppstå under en pågående leverantörsrelation.
Därför bör organisationer inte bara fråga sig om leverantören var korrekt när den registrerades, utan också om informationen fortfarande är korrekt när nästa betalning ska genomföras.
Genom kontinuerlig övervakning av motparter kan kommuner och myndigheter upptäcka viktiga förändringar i företagsstatus, ägarförhållanden, insolvens, sanktioner och leverantörsuppgifter. Det gör det möjligt att identifiera risker löpande, i stället för att vänta till nästa manuella kontroll eller årliga genomgång.
Hur Svenry kan hjälpa
Svenry hjälper organisationer att verifiera och kontinuerligt övervaka motparter genom relevanta externa datakällor och register.
Kontroller kan ske:
När en ny leverantör registreras
När viktig information förändras
Löpande under leverantörsrelationen
I samband med betalningsflödet
Det hjälper kommuner och statliga verksamheter att gå från enstaka kontroller till ett mer kontinuerligt arbetssätt.
Summering
Fakturabedrägerier börjar ofta långt innan en betalning genomförs. Risken kan uppstå när felaktig eller manipulerad information kommer in i leverantörsregistret eller betalningsprocessen.
För kommuner och statliga verksamheter är det därför inte tillräckligt att bara kontrollera fakturan och attestera betalningen. Informationen bakom betalningen behöver också verifieras och följas över tid.
Svenry hjälper organisationer att stärka intern kontroll genom kontinuerlig motpartsövervakning och bättre verifiering av leverantörsdata.
